Quando conviene chiedere un parere scritto invece di una consulenza a voce

Cosa cambia davvero fra un consiglio a voce e un parere scritto

Un consiglio a voce vi dà una direzione. Un parere scritto vi dà una posizione difendibile. Non è una differenza di forma: è una differenza di cosa potete fare con quel documento il giorno in cui qualcuno — un socio, un cliente, un ente — mette in discussione una scelta che avete fatto seguendo il mio consiglio.

Quando parlo a voce, io vi dico quello che penso, con le riserve del caso, e voi decidete. Se le cose vanno bene, non ci pensa più nessuno. Se vanno male, resta la vostra parola contro la mia su cosa è stato detto e con quali condizioni. Un parere scritto toglie quell’ambiguità: c’è scritto cosa ho valutato, quali ipotesi ho fatto, cosa vi ho raccomandato e perché. Se le circostanze che ho descritto erano quelle vere, il parere regge. Se non lo erano, si vede subito dove sta la differenza.

Le tre situazioni in cui lo scrivo sempre

Non propongo il parere scritto per ogni domanda: sarebbe uno spreco di tempo e di soldi per questioni che si risolvono in due minuti. Lo propongo quando succede almeno una di queste tre cose.

• La decisione coinvolge un terzo che potrebbe contestarla — un socio, un ex dipendente, un fornitore, un ente di controllo.
• L’importo in gioco è tale che un errore di valutazione pesa più del costo del parere stesso.
• La situazione è a cavallo fra due interpretazioni possibili della norma, e voglio che resti scritto quale ho scelto e perché, non solo che ve l’ho detto.

Fuori da questi tre casi, una telefonata di mezz’ora risolve quasi sempre tutto, e non vedo motivo di farvi pagare un documento che non vi serve.

Cosa costa, e perché costa quello

Un parere scritto richiede in genere una settimana, non perché la questione sia complicata da capire, ma perché scrivere in modo che il documento regga da solo — senza che io sia lì a spiegarlo — richiede più tempo che spiegarlo a voce. Devo anticipare le domande che non mi avete fatto, verificare le fonti che cito, e scrivere in un linguaggio che sia chiaro per voi e comunque preciso se dovesse finire sotto gli occhi di un altro professionista o di un giudice.

Il costo in più non compra un’opinione migliore: compra la possibilità di dimostrare, mesi dopo, che l’opinione era quella e non un’altra.

Come lo strutturo

Ogni parere che scrivo segue la stessa struttura in quattro parti, di cui parlo più diffusamente in un altro articolo di questa rubrica: i fatti che mi avete raccontato, le norme o i principi che si applicano, il ragionamento che porta dalla prima cosa alla seconda, e la conclusione operativa — cosa fare, entro quando, con quali attenzioni. Se una di queste quattro parti manca, il parere non è completo, qualunque cosa dica la conclusione.

Se non siete sicuri se la vostra situazione richieda un parere scritto o basti una chiacchierata, scrivetemi comunque: è una domanda a cui rispondo gratis, prima ancora di cominciare a lavorare.

Un esempio concreto

Una cliente mi ha chiesto, a voce, se poteva risolvere un contratto di fornitura per inadempimento della controparte. Le ho detto di sì, con le riserve tipiche del caso. Sei mesi dopo, il fornitore ha contestato la risoluzione e ha chiesto un risarcimento: a quel punto contava poco cosa ci eravamo detti al telefono, contava cosa risultava scritto. Abbiamo dovuto ricostruire a posteriori, con email sparse e la mia memoria, un ragionamento che un parere scritto avrebbe fissato fin dall’inizio. Da allora, ogni volta che una situazione ha questo profilo, propongo il parere scritto prima di agire, non dopo.

Non sempre chi mi chiede un consiglio accetta subito l’idea di spendere di più per un documento scritto. Capisco la resistenza: sembra un costo aggiuntivo per qualcosa che, nella maggior parte dei casi, non servirà mai a nulla, perché la situazione si risolverà senza contestazioni. Ma è proprio la natura di un’assicurazione: paga chi non ne ha bisogno, per proteggere chi invece ne avrà bisogno, e nessuno sa in anticipo a quale dei due gruppi appartiene la propria situazione.

Cosa succede se aspettate troppo

C’è una differenza importante fra chiedere un parere scritto prima di agire e chiederlo dopo che il problema è già esploso. Nel primo caso, il parere serve a scegliere la strada migliore fra alternative ancora tutte aperte. Nel secondo, serve solo a capire quanto è grave il danno e come contenerlo — un lavoro comunque utile, ma molto più limitato nelle possibilità. Molte delle richieste più urgenti che ricevo arrivano quando ormai è già successo qualcosa di irreversibile: una lettera di diffida ricevuta, una scadenza saltata, un pagamento già effettuato sulla base di un’interpretazione che poi si è rivelata sbagliata.

Per questo, quando in un primo colloquio a voce individuo che la situazione ha uno dei tre profili di cui parlavo sopra, non aspetto che siate voi a chiedermi il parere scritto: ve lo propongo io stessa, spiegando perché in quel caso specifico vale la pena dell’investimento aggiuntivo. Preferisco perdere qualche minuto a spiegarlo, piuttosto che vedervi tornare mesi dopo con lo stesso problema aggravato dal tempo passato.

Alla fine, la domanda giusta da farsi non è “quanto costa un parere scritto”, ma “quanto mi costerebbe non averlo, se le cose andassero diversamente da come mi aspetto”. Nella maggior parte delle situazioni quotidiane la risposta è: poco o niente, e allora una chiacchierata basta e avanza. Nelle tre situazioni che ho descritto, la risposta è spesso: molto di più del costo del parere stesso. Imparare a distinguere in anticipo in quale delle due situazioni ci si trova è, più di ogni altra cosa, il servizio che provo a rendervi già nella prima mezz’ora gratuita.